Come creare un piano eseguibile senza rompersi

La giornata sta per finire e capisci che di nuovo non ha avuto il tempo di fare la metà di ciò che volevano? Perché si scopre? Forse ti stai avvicinando erroneamente alla pianificazione delle attività. Ecco alcune tecniche che aiuteranno a trasformare l’elenco delle attività in un piano d’azione che è facile da seguire.

Approccio individuale – Una delle cinque tendenze principali degli ultimi anni. Quindi l’esperto nello studio del Trend Watching dell’agenzia di tendenze crede. Tuttavia, nella gestione del tempo, le raccomandazioni standard dominano ancora.

L’autore dei libri sull’efficienza personale, Brian Tracy afferma: “Se fai ciò che fanno le altre persone di successo, alla fine arriverai agli stessi risultati che hanno raggiunto”. Tuttavia, questo approccio alla pianificazione porta spesso solo alla delusione e alla fatica.

Esiste un modo alternativo per fare un elenco di compiti: tenendo conto delle tue qualità, abilità e preferenze personali. Ecco alcune di queste tecniche.

Pianificazione mista

L’esperto tedesco sulla gestione del tempo di Cordula Nussbaum propone di determinare prima se il lavoro si presta alla pianificazione. Ciò è necessario per scegliere il metodo di compilazione di un elenco di attività per il giorno.

Rispondi a due domande.

1. Quanto sta pianificando il tuo lavoro?

• Si presta bene alla pianificazione.
• Raramente o per niente non è suscettibile di pianificare.

2. Come fai piani?

• Mi piace pianificare e non ritirarsi dalla mia lista di attività.
• Non mi piace pianificare e preferire la spontaneità.

Se hai risposto positivamente entrambe le domande, sei una persona organizzata e il tuo lavoro richiede un chiaro piano d’azione.

Se hai risposto entrambe le domande, sei una persona creativa e ami la spontaneità. Il lavoro è adatto a te, durante i quali le attività spesso cambiano durante il giorno.

Se hai risposto “no” a una delle domande e “sì” all’altra, potresti avere difficoltà. Il lavoro che è scarsamente prestato alla pianificazione diventa una fonte di stress infinito per una persona

organizzata. Le persone creative e spontanee non possono sempre improvvisare nel lavorare con ordini, clienti, scadenze.

Come applicare?

Se la tua attività non corrisponde al tuo atteggiamento nei confronti della pianificazione, usa il metodo misto, combina un approccio duro e flessibile. Il suo principio principale è la divisione dei compiti in due tipi.

Effettualo nell’elenco per l’implementazione obbligatoria di 2-3 compiti che devono essere completati entro un determinato periodo. Correggi l’intervallo di tempo esatto per lavorare su di loro e non dimenticare di aggiungere una riserva per situazioni impreviste.

Annota tutte le altre attività in un elenco flessibile. Procedere a loro dopo il completamento dei casi per i quali viene determinata la scadenza. Possono essere combinati con altre questioni, finiti la sera o trasferiti il ​​giorno successivo.

Ora attivo del giorno

Nel 1975, i neurobiologi di Ool Ostberg e Jim Horn hanno dimostrato scientificamente che i cronotipi di “gufo” e “grandi” esistono davvero e si manifestano indipendentemente dal desiderio dell’uomo. Un anno dopo, hanno pubblicato un questionario di 19 domande, che aiuta a determinare i periodi personali di alta attività. Rispondi a tre domande da questo questionario:

1. A cui ti svegli un’ora nel mezzo della vacanza quando hai già riposato?
2. Quando ti piace andare a letto, se la mattina dopo non hai bisogno di andare da nessuna parte?
3. Immagina cosa scegli quando venire a lavorare. In quale ora preferisci iniziare?

Se segue le risposte che preferisci iniziare la giornata non prima delle 11 del mattino e andare a letto dopo mezzanotte, sei “gufo”.

Se ti svegli alle 6-7 del mattino alle 6-7 del mattino allegri e attivi e alle 21-20 sogni di andare a letto, sei un “Lark”.

Come applicare?

Pianifica cose importanti per i periodi della tua alta attività. In lark, il primo picco di attività inizia alle 8-9 del mattino e termina alle 12-13 nel pomeriggio. Il secondo, più corto, – dalle 16:00 alle 18:00.

I gufi hanno tre picchi di attività – dalle 13:00 alle 14:00, dalle 18:00 alle 20:00 e dalle 23:00 alle 1:00. I gufi sono più efficienti la sera.

Lark è meglio fare la questione più importante e difficile al mattino. È meglio per i gufi iniziare una giornata con azioni non importanti e non permanenti e cose importanti da pianificare il primo picco di attività – un’ora del giorno.

Decisione -Velocità di produzione

Alcuni possono scegliere un abito adatto in 5 minuti e acquistare un biglietto all’estero domani. Altri, al contrario, sono lenti, è difficile per loro fare una scelta e prendere decisioni anche semplici. A che tipo di persone appartengono? Rispondi a cinque domande:

1. Sai esattamente cosa farai questo fine settimana o vacanze?
2. Ti adatti facilmente a nuove circostanze?
3. Gli ospiti inaspettati sono confusi?
4. Rimanderai tutte le cose al fianco del tuo passatempo preferito?
5. Spesso rischi?

Se hai risposto “sì” ad almeno 3 domande, prendi facilmente e rapidamente decisioni.

Se non hai risposto a nessuna almeno 3 domande, hai bisogno di tempo per prendere decisioni.

Come applicare?

Daniel Kaneman, psicologo americano e creatore di teoria economica comportamentale, nel libro “Think Slowly, Decidi rapidamente” distingue due sistemi di decisione.

Il primo è veloce e automatico, agisce a livello di riflessi. Accende, ad esempio, quando ti viene chiesto quanto sarà “2+2” e dici: “quattro”.

Il secondo sistema è responsabile di soluzioni caute, calcolate e consapevoli. Entra nel gioco quando esegui azioni complesse.

Per smaltire con competenza il tuo tempo, valutare adeguatamente la complessità dei compiti.

Come distribuire il lavoro tra i subordinati? Quale piattaforma scegliere per un webinar? Queste decisioni appartengono alla categoria del complesso. Se tendi a risolvere rapidamente, fermati e pensa. Tali compiti dovrebbero essere trattati con cura e pianificare ogni passo.

Cosa cucinare per cena? Chiama il cliente oggi o domani? Non spendere risorse cerebrali per meditare su soluzioni semplici. È meglio accettarli il più rapidamente possibile e passare a questioni più importanti.

Determinare le priorità nei compiti

Comprendere le preferenze personali ti aiuterà a far fronte a una delle difficoltà più comuni nella pianificazione: scegli diverse attività più importanti dall’elenco degli affari.

A tale scopo, il metodo dei risultati Agile è adatto: il sistema di efficienza personale creato dal Microsoft Manager Jay Dee Meier. Cosa dovrebbe essere fatto?

1. All’inizio dell’anno, seleziona 3 grandi obiettivi per un anno.
2. All’inizio del mese – 3 compiti al mese.
3. All’inizio della settimana – 3 compiti a settimana.
4. All’inizio della giornata – 3 compiti al giorno.

Come applicare?

Quando pianifichi compiti per un giorno, controlla con obiettivi e obiettivi per un anno, mese e settimana. Questo ti aiuterà ad avanzare quotidianamente alla loro implementazione.

Non è necessario includere solo piani di lavoro negli obiettivi per l’anno: possono essere associati a creatività, autovevelcolone, famiglia e così via. Pertanto, questo metodo coprirà tutte le sfere della vita.

Ci sono molti altri fattori personali che possono essere basati sulla pianificazione. Il valore di un approccio individuale è che non dovresti cercare l’unico vero modo. Puoi combinare tutti i metodi descritti o crearne uno tuo, che sarà adatto a te. Quindi trasformerai l’elenco delle attività quotidiane in un piano d’azione eseguibile e diventerai raggiunto da tutti gli obiettivi stabiliti.